Aanbesteden is niet iets wat je zomaar op een middagje doet. Het vergt tijd, geduld en bakken specialistische kennis. Vaak loopt het niet altijd van een leien dakje. Hoe voorkom je de meest gemaakte fouten door andere aanbesteders?

1. Teksten niet SMART genoeg
De meest voorkomende reden voor aftrekkingen van punten in teksten is dat ze niet SMART genoeg zijn.
Smart staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Eigenlijk willen beoordelaars altijd een tekst lezen die SMART is, of dit nu in de beoordelingscriteria wordt genoemd of niet.
Toch komen aanbesteders vaak met een vaag totaalverhaal.
Voorkom dit door in jouw verhaal specifiek toe te schrijven op de opdrachtgever.

2. Niet-actuele bewijsstukken
Tijdens aanbestedingsprocedures worden altijd bewijsstukken gevraagd, bijvoorbeeld een uittreksel van de KVK en een belastingverklaring. Echter is het wel de bedoeling dat deze bewijsstukken actueel zijn en dat is waar veel aanbesteders de mist in gaan. In de aanbestedingsleidraad staat aangegeven hoe oud de bewijsstukken mogen zijn. Zorg dus dat je deze documenten op regelmatige basis vernieuwt.

3. Niet de juiste handtekening
Voor het ondertekenen van aanbestedingsdocumenten moet je specifiek bevoegd zijn. Ben je dit niet, dan betekent dit een ongeldige handtekening en daarmee een ongeldige inschrijving. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de finance manager die normaal gesproken de opdrachten tekent niet gemachtigd is om een opdracht van dit formaat te tekenen. Op het uittreksel handelsregister van de KVK vind je wie tekenbevoegd is.

4. Bewijsstukken niet compleet/ vergeten
Het komt ook vaak voor dat, naast het feit dat er vaak te oude bewijsstukken worden aangeleverd, dat bewijsstukken simpelweg helemaal vergeten worden. Een tip van ons: maak direct een lijstje van alle gevraagde bewijsstukken tijdens het lezen van de aanbestedingsleidraad. Houd dit lijstje altijd bij de hand wanneer je jouw inschrijving indient.

5. Het gebruik van suffe standaard templates
Het gebruik van standaard templates voor je teksten is iets wat je absoluut wil vermijden tijdens je aanbesteding. Er worden vaak dezelfde speerpunten aangehaald bij de verschillende aanbestedingen, zoals duurzaamheid. Toch worden er binnen die topics verschillende punten uitgevraagd. Aanbestedende diensten hebben verschillende eisen en wensen. Als je een standaard template gebruik zul je waarschijnlijk niet de punten beschrijven die de aanbesteder van jou wil horen.

Binnenkort nog 5 veelgemaakte fouten bij het inschrijven op aanbestedingen!